公文格式教程

依据 GB/T 9704—2012《公文格式》 编制，适用于各级机关制发公文。
另结合《公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）整理，教程通俗易懂、可直接套用。

一、公文种类（15 种）

依据《公文处理工作条例》，公文分为 15 种：

记忆口诀：决(议)决(定)命公报，通告意见通报；报告请示批复，议案函纪要。

二、版面与用纸

三、字体与字号

3.1 各要素字体对照表

3.2 正文行距

• 一般每面排 22 行，每行排 28 个字，并撑满版心。
• 行距通常设置为 固定值 28~30 磅，视排版效果微调。

四、公文格式要素构成

公文格式要素按区域内位置分为 版头（眉首）、主体、版记（版尾） 三大部分。

4.1 版头（公文首页红色反线以上部分）

1. 份号：涉密公文标注，6 位阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
2. 密级和保密期限：如"机密★1年"，顶格编排在版心左上角第二行。
3. 紧急程度：如"特急""加急"，顶格编排在版心左上角。如需同时标注密级与紧急程度，密级在上。
4. 发文机关标志：由发文机关全称或规范化简称加"文件"二字组成，居中红色，小标宋体。联合行文可并用，主办机关排前。
5. 发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，如 "×政发〔2024〕15号"。年份用六角括号〔〕，序号不编虚位（不加"第""号"前不加"0"）。
6. 签发人：上行文（报告、请示、议案须标注）。"签发人"三字用 3 号楷体，姓名用 3 号仿宋体，右空一字。
7. 红色分隔线：发文字号之下 4mm 处，一条与版心等宽的红色横线。

4.2 主体（红色分隔线以下、版记以上部分）

1. 标题：由发文机关名称、事由、文种三部分组成，如"《××市人民政府关于××工作的意见》"。标题回行时做到词意完整、排列对称，排列梯形或菱形，不把词组拆开。标题中除法规书名号外，一般不标标点。
2. 主送机关：顶格编排，回行时仍顶格，最后一个机关后标全角冒号。

3. 正文：用 3 号仿宋体，每个自然段左空二字，回行顶格。结构层次序数：

   • 第一层：一、
   • 第二层：（一）
   • 第三层：1.
   • 第四层：（1）
4. 附件说明：正文下空一行左空二字标注"附件：""附件：1.×××"。附件名称后不加句号。附件本身另面编排，左上角标注"附件"。

5. 发文机关署名、成文日期、印章：

   • 成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，如"2024年8月31日"。
   • 加盖印章：单一机关行文时，印章端正、居中下压成文日期，印章顶端上距正文（附件说明）一行之内。
   • 不加盖印章的：成文日期右空四字，发文机关署名在成文日期之上、以成文日期为准居中。
6. 附注：如"（此件公开发布）"，居左空二字加圆括号，编排在成文日期下一行。

4.3 版记（公文最后一页底部）

1. 抄送机关：左空一字标注"抄送：×××、×××。"最后加句号。除主送机关外，需执行或知晓公文的其他机关。
2. 印发机关和印发日期：左空一字标注机关名称和日期（如"××办公室 2024年8月31日印发"），右空一字。
3. 分隔线：版记中要素之间、之上、之下均用横线分隔，首条、末条为粗线，中间为细线。

五、行文规则要点

1. 越级行文：一般不得越级行文，特殊情况须越级时，应抄送被越过的机关。
2. 一文一事：请示应当一文一事，不得在报告中夹带请示事项。
3. 分机关行文：行政机关与党务机关各有机关代字，行文时注意对应关系。
4. 联合行文：同级机关之间、机关与其他同级机关可以联合行文。
5. 主送机关：上行文原则上只写一个主送机关；需要同时送其他机关的用抄送。
6. 请示与报告区别：请示需上级答复，上报时在"请示"文种下标注联系人；报告不需答复。

六、Word/软件排版速查（实用示例）

6.1 页面设置

• A4 纸；页边距：上下 3.7cm / 3.5cm，左右 2.8cm / 2.6cm（也可按版心 156×225mm 微调）。

6.2 字体字号速查（Word 中）

提示：公文常用字体若系统没有，可安装"方正小标宋简体（FZXiaoBiaoSong）""仿宋_GB2312""楷体_GB2312"。

6.3 行距

• 建议设置为 固定值 28~30 磅，使每页约 22 行、每行 28 字。

七、常见错误清单

1. 发文字号用圆括号（2024）而非六角括号〔2024〕。
2. 序号编虚位，写成"×发〔2024〕015号"。
3. 标题回行把词组拆开，或过度使用标点。
4. 正文首行未缩进 2 字符。
5. 请示在报告正文中混用，未一文一事。
6. 落款日期用汉字"二〇二四年"而非阿拉伯数字"2024年"。
7. 印章未下压成文日期，或位置偏移。
8. 版记中抄送机关末尾漏句号。
9. 页码首页误标。
10. 附件说明位置错放、附件名称后误加句号。

八、示例：完整结构骨架

┌─────────────── 版头 ───────────────┐
  000001                              ← 份号
  机密★1年                            ← 密级（如需）
  特急                                ← 紧急程度（如需）
  ××××人民政府文件                    ← 发文机关标志（红头）
  ×政发〔2024〕15号                    ← 发文字号
  （签发人：×××）                      ← 上行文才需
 ───────────────────────────────────── ← 红色分隔线
┌─────────────── 主体 ───────────────┐
  ××××关于××××工作的通知              ← 标题（2号小标宋）
  ×××单位：                           ← 主送机关
  正文内容........................................  ← 3号仿宋
                   （此件公开发布）    ← 附注（如需）
  ××××××××                            ← 发文机关署名
  2024年8月31日                        ← 成文日期
┌─────────────── 版记 ───────────────┐
  抄送：××××、××××。                 ← 抄送机关
  ××××办公室  2024年8月31日印发        ← 印发机关与日期

参考依据

• GB/T 9704—2012《公文格式》
• 《公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）
• 配套的《公文格式应用问答》

本教程为通用规范整理，实际制发公文请以所在单位的内部规定和最新标准为准。